Pewnie część z Was zna BlaBlaCar – jest to czołowy portal społecznościowy w branży ridesharingowej. Firma bardzo szybko rozwijała się w Polsce, co stworzyło przed zespołem wyzwanie w postaci rekrutacji dużej liczby pracowników w krótkim czasie. To, co jednak było tutaj najważniejsze to fakt, że BlaBlaCar nie chodziło jedynie o rekrutację wykwalifikowanych kandydatów…  ale osób, które cenią podobne co firma wartości. Dla DT Makers był to ważny proces, bo w ten sposób Design Thinking zyskało nową zafiksowaną na myśleniu projektowym osobę – Alę! A jak już wiecie, ta pasja przerodziła się w naszą współpracę. W tekście dowiecie się jak wyglądała rekrutacja Design Thinking stworzona dla BlaBlaCaru.

Jak wyglądała rekrutacja od strony procesu i DT Makers? by Irek

Asi, która była odpowiedzialna za rekrutację, zależało na poznaniu prawdziwych talentów kandydatów, które mogliby rozwijać w codziennej pracy. Jej celem było znalezienie osób, które będą naprawdę czerpać radość z tworzenia marki BlaBlaCar. Niestety osiągnięcie tego celu utrudniał klasyczny proces rekrutacji, czyli typowe  zbieranie CV i rozmowa kwalifikacyjna, a także format ogłoszenia o pracę przysłany z centrali. W jej poczuciu tego typu rozwiązania zupełnie nie sprzyjały temu, aby spotkać ciekawe osoby. Nie wspominając o prawdziwym ich poznaniu.

W tym momencie pojawiliśmy się my! Asia zaprosiła nas do współpracy, po to abyśmy wspólnie stworzyli proces rekrutacji, który byłby dopasowany do potrzeb firmy, a zarazem był przyjazny dla kandydata, a także pozwalał poznać jego talenty. Okazało się, że Design Thinking jako metoda tworzenia rozwiązań skupiona na człowieku, doskonale się do tego nadała (za tę wszechstronność uwielbiamy DT).

Jak wyglądała  praca?

Projekt rozpoczęliśmy od stworzenia  person, czyli profili “idealnych kandydatów”. Asia (szefowa działu komunikacji) określiła w nich zarówno zakres kompetencji potencjalnych pracowników oraz ich pasje, wartości i prawdopodobne zdarzenia z życia świadczące o ich talentach. Czyli tak naprawdę wszystko, co może dać  obraz danej persony.

Do profili person dodaliśmy także intrygujące pytanie “Dlaczego kandydat nie śpi w nocy?”. Nie chodziło nam jednak o zdrowotne przyczyny zaburzeń snu, a raczej o szczerą ekscytację pracą, która nie pozwala zasnąć! Dla przykładu Social Media Manager wpada w nocy w ciąg kreatywnych myśli, które koniecznie musi zapisać przed pójściem spać. Inaczej wszystkie pomysły przepadną! Podobnie ma Event Manager, który pod kołdrą rozmyśla o tym jakie warsztaty zorganizować w strefie BlaBlaCaru, aby zapewnić bawiącym się na festiwalu użytkownikom jak największą frajdę.

Podczas późniejszych rozmów kwalifikacyjnych persony były ważnym narzędziem, które pomogło zespołowi oceniać na ile cechy rozmówcy pokrywają się z wartościami idealnego kandydata. Przed rozmową każda zainteresowana osoba otrzymała również szansę na wykonanie testu talentów Gallupa, których wyniki także były zestawiane ze stworzonymi profilami. Test Gallupa był pomocny nie tylko dla BlaBlaCar, ale dał przede wszystkim dużą wartość kandydatom. Dzięki niemu mogli dowiedzieć się sporo o sobie – zarówno potwierdzić umiejętności, o których już wiedzieli, jak i poznać talenty, których nie byli świadomi.

Kolejnymi etapami pracy było stworzenie i opublikowanie ogłoszenia o pracę, a następnie zbieranie CV. Później przyszedł czas na… rozmowy! Tutaj BlaBlaCar postawił na małe, ale bardzo znaczące zmiany. Aby podkreślić partnerskie podejście do spotkania, kandydaci byli zapraszani nie na rozmowę kwalifikacyjną, ale na rozmowę “zapoznawczą”. BlaBlaCar chciał nie tylko sprawdzić kandydatów, ale również umożliwić zainteresowanym osobom bliższe poznanie ewentualnego pracodawcy.

Rozmowy rekrutacyjne

W rozmowach uczestniczył więc również ówczesny team BlaBlaCar. I nie dlatego, aby tworzyć przewagę, ale po to, aby dostarczyć jak najwięcej informacji zwrotnych na zadane przez kandydata pytania. Pewnie część z Was miała doświadczenie rozmowy rekrutacyjnej, w której jako kandydat musieliście non stop odpowiadać na pytania, nie mając szansy zadać własnego. BlaBlaCar zapraszając zespół swoich pracowników na rozmowy chciał więc nie tylko dać przestrzeń na poznanie przyszłego pracodawcy, ale pragnął dostarczyć jak najpełniejsze i obiektywne informacje.

Drugą zmianą, którą wprowadziliśmy, było zastosowanie książki dla dzieci pt. “Co z Ciebie wyrośnie?”, zawierającej opisy wymarłych lub zupełnie wyimaginowanych zawodów. Niespotykanie, prawda? I o to chodziło! Kandydaci mieli za zadanie odszukać 3 zawody, w których ich zdaniem najlepiej mogliby się realizować. W ten sposób pracownicy nie tylko poznali talenty kandydatów, ale również zmniejszyli poziom stresu, który zawsze towarzyszy spotkaniom rekrutacyjnym.

Jak wyglądał warsztat Design Thinking?

Po przeprowadzonych rozmowach, Asia z BlaBlaCar zaprosiła wybranych kandydatów na kulminacyjny punkt całego procesu – warsztaty Design Thinking. To co było istotne z punktu widzenia startujących w rekrutacji osób to fakt, że kandydaci, którzy nie zostali zatrudnieni otrzymywali informację zwrotną wraz z uzasadnieniem. Było to na maksa ważne, bo nie ma nic gorszego po spotkaniu rekrutacyjnym, niż niepewna cisza.

Pracujące już w BlaBlaCar osoby były obecne również na warsztacie. Było to ogromnie ważne, ponieważ kandydatów w działaniu mogła zobaczyć nie tylko osoba decyzyjna, ale również przyszły zespół. Jak inaczej w końcu zobaczyć czy iskrzy? Dzięki temu na późniejszym etapie zbierania feedbacków, każdy z ówczesnych pracowników mógł poprzeć swoje zdanie konkretnymi przykładami, a nie uzasadnieniem “bo tak”.

Był to warsztat, w którym pracowaliśmy nad prawdziwymi wyzwaniami BlaBlaCar. W zależności więc od stanowiska, pracowaliśmy na przykład nad rozwiązaniami, które:

  • mają wspomóc zarządzanie kryzysem w trakcie festiwalu (Event Manager),
  • mają na celu zaangażować społeczność fanpage (stażysta w Dziale Komunikacji),
  • uproszczą proces fakturowy (Administracja).

Oczywiście część osób może powiedzieć, że rekrutacja polegała więc na zbieraniu rozwiązań od niezatrudnionych osób. Te pomysły mogły być faktycznie później wykorzystane, jednak proponowany rodzaj rekrutacji był również wartością dodaną dla kandydatów. Uczestnicy otrzymywali nie tylko bardzo przydatne wyniki testu Gallupa, ale także uczyły się metody Design Thinking, dostając później konkretne informacje zwrotne na temat ich zachowania/umiejętności sprawdzonych na żywo.

Jak wyglądała rekrutacja z poziomu kandydata i… osoby rekrutującej? by Ala 

Jestem w wyjątkowej sytuacji, ponieważ pełniłam w tym warsztacie podwójną rolę. Zanim ostatecznie trafiłam do DT Makers, sama startowałam w rekrutacji do BlaBlaCaru. Za pierwszą rekrutacją byłam więc kandydatką, natomiast później – jedną z osób rekrutujących. Mam więc doświadczenia z obydwu stron. Zacznę od tego, jak wyglądała rekrutacja poprzez warsztat Design Thinking z punktu widzenia kandydata. 

Przyznam szczerze, że jako kandydat było to dla mnie z początku bardzo dziwne doświadczenie. Jedno z kategorii creepy. Nie brałam wcześniej udziału w żadnej rekrutacji, w której mogłam na żywo poznać moich rywali. No właśnie – rywali. Gdy czekałam na rozpoczęcie warsztatu, jedynie przez kilka minut myślałam w ten sposób o reszcie grupy. Rozpoczęliśmy rekrutację całą serią rozgrzewek impro, po których po prostu wszyscy… odpuszczają. Widziałam po sobie, jak znika mi cały stres i ocenianie. Widziałam to także po innych osobach. Dzięki rozgrzewkom staliśmy się wyluzowani. Staliśmy się sobą! A naturalność naszych działań brała przewagę z każdą kolejną minutą. Rozgrzewki oraz dynamika warsztatu Design Thinking sprawiły, że w ogóle nie traktowałam innych uczestników jako rywali. Liczył się dla mnie wspólny cel – rozwiązanie problemu oraz dobra zabawa.  

Niesamowite było dla mnie również to, że mogłam poznać przyszłych współpracowników. Po tym warsztacie mogłam w pełni świadomie zdecydować, czy chcę być częścią BlaBlaCar, wiedząc dokładnie z czym się to wiąże, czy też nie. Warsztat pokazał mi jaką BlaBlaCar jest firmą – stawiającą na kreatywność, zadania zespołowe, Design Thinking i autentyczność. Widząc innych pracowników, co więcej -współpracując z nimi, mogłam także poczuć (lub też nie) flow i ocenić, czy dobrze nam się współpracuje. Równie istotne było dla mnie poczucie, że faktycznie się czegoś uczę.

Co daje rekrutacja poprzez warsztat Design Thinking osobie rekrutującej? 

Na początek powiem, że daje mi o wiele większe szanse na to, że zatrudnię odpowiednią osobę. Zdarzyła mi się sytuacja, w której w trakcie warsztatu jeden z uczestników podszedł i po prostu powiedział, że to nie dla niego. To było super! Dzięki rekrutacji poprzez doświadczenie kandydat dokładnie odczuwa to, jak firma działa, przez co może podjąć odpowiednią decyzje. Jest to cenne dla obu stron – nie chciałabym przecież zatrudniać kogoś, kogo nie cieszy dana praca. 

Uważam, że podczas rozmowy rekrutacyjnej o wiele ciężej jest oddać klimat firmy i wartości, które wyznaje. W trakcie warsztatu mogłam też zobaczyć jak kandydaci zachowują się w codziennych sytuacjach – czy z chęcią zagadują do innych osób, czy gdy nalewają sobie wodę, pytają innych czy również są spragnieni. Są to może drobne sprawy, ale dopełniają one obraz kandydata jako drugiego człowieka.

Wspomniane przeze mnie wcześniej rozgrzewki impro pomagają także rekruterom. Chcę w końcu zobaczyć kandydatów takimi, jacy są. Otwarcie się organizacji i zaproponowanie tak nieszablonowej rekrutacji spowodowało, że otworzyli się również kandydaci. I właśnie – zobaczenie uczestników w działaniu weryfikuje też informacje, które zebrałam od nich podczas wcześniejszych rozmów. Łatwo jest powiedzieć, że idealnie odnajduje się w pracy zespołowej, jednak nie zawsze te słowa faktycznie pokrywają się w działaniu.

W trakcie warsztatu mogłam wraz z innymi pracownikami obserwować kandydatów i sprawdzać ich umiejętności. Naprawdę zobaczyć ich w akcji, a nie tylko usłyszeć teorię. Było to niesamowicie przydatne. Oprócz ich talentów, warsztat był także okazją do…. zbadania poziomu flow między mną, a kandydatem. Z niektórymi iskrzyło tak niesamowicie, że w późniejszej pracy w BlaBlaCarze tworzyliśmy naprawdę niesamowity zespół.

Tak ludzki proces rekrutacyjny miał oczywiście swój trudniejszy moment, gdy potrzebowałam pożegnać się z częścią z kandydatów. Poznanie tych osób sprawiło, że przestały być one dla mnie tak obojętne. Nie były już tylko wierszem w arkuszu kalkulacyjnym, czy nazwiskiem na ekranie komputera. Taka rekrutacja wymagała też ode mnie energii oraz czasu – traktowałam to jednak jako inwestycja, ponieważ wiedziałam, że jeśli zaangażuję się w rekrutację, to nie będę musiała powtarzać jej za dwa miesiące. 

Rekrutacja trwająca tyle czasu jest też jednak procesem o długofalowych efektach – stworzona z kandydatami (również tymi de facto niezatrudnionymi) więź doprowadziła do tego, że w późniejszym etapie miałam super ekipę do pracy w trakcie festiwalu. A oni – pracę dorywczą z niesamowitą atmosferą. W trakcie festiwalu mogłam też wykorzystać zdobytą wiedzę o tych osobach i przydzielać im zadania, w których się sprawdzą.  Czynnik ludzki w tej rekrutacji powodował również to, że ludzie po prostu wracali przy kolejnych warsztatach i próbowali ponownie.

Po warsztacie wspólnie z innymi pracownikami, którzy uczestniczyli w spotkaniu wybieraliśmy 3 osoby. Spotykaliśmy się z nimi raz jeszcze i spośród nich wybraliśmy członka naszego BlaBlaTeamu.

 Jakie były efekty rekrutacji metodą Design Thinking?

  • poznanie talentów kandydatów, co ułatwiło wzajemne dopasowanie i w konsekwencji przełożyło się na poczucie spełnienia u pracowników,
  • przetransformowanie rozmowy kwalifikacyjnej, która generowała stres i nienaturalne zachowania obu stron w spotkanie zapoznawcze, skupiające się na otwartości i autentyczności,
  • sprawdzenie kandydatów w pracy zespołowej z przyszłymi współpracownikami oraz ich kreatywności, dzięki czemu HR podjął trafniejsze decyzje o zatrudnieniu,
  • poprawa wizerunku pracodawcy (employer branding), poprzez oferowanie wartości dla kandydatów podczas procesu rekrutacji (test talentów Gallupa oraz warsztat Design Thinking).

Z perspektywy czasu oceniam ten proces naprawdę dobrze. Spełniał on potrzeby obu stron: kandydata i pracownika, co naprawdę jest bardzo trudne. To co jest jednak bardzo ważne – warsztat DT sprawdza głównie umiejętności miękkie. Jeżeli więc chcecie czerpać inspiracje z tego kejsu, a potrzebujecie konkretnych umiejętności twardych u kandydata, warto je sprawdzić w inny sposób. Tak, aby proces rekrutacji był w stanie dać Wam całkowity ogląd przyszłego pracownika. Jeżeli stawiacie w głównej mierze na talenty miękkie, to uważam, że przeprowadzony warsztat najlepiej je sprawdzi.

Alicja Bartkiewicz