Kryzys przenosi każdą organizację w inny wymiar. Bez żadnego podręcznika kryzysowego, firmy poruszają się po omacku, aby znaleźć jak najlepsze rozwiązania, które zapewnią im nowe źródła przychodu czy sposoby sprzedaży. W trudnej sytuacji każda marka szuka możliwości zysku lub chociaż ograniczenia strat. 

Równocześnie, organizacje muszą zmierzyć  się z takimi wyzwaniami jak obciążone serwery, brak leadershipu, nadmierna kontrola managerów, brak komunikacji między pracownikami, czy natychmiastowe przestawienie się na pracę z domu. Część firm planując wdrożenie częściowej pracy zdalnej, brała pod uwagę 1,5 roczny proces przygotowawczy. Koronawirus miał jednak swoje plany, oferując firmom tydzień na wprowadzenie pracy z domu. Przemienienie domu w biuro to nie lada wyzwanie, szczególnie dla tych, którzy nigdy nie wykorzystali opcji home office. Emocje mieszają się między członkami rodziny, skutecznie zmniejszając przestrzeń między ścianami. Emocje wpływają także na energię zespołu – współpracownicy nagle nie widząc siebie, zaczynają zwyczajnie gubić się w obowiązkach i zawodowych relacjach. 

O zarządzaniu emocjami i poczuciem bezpieczeństwa pisałam więcej w ostatnim tekście (klik). Dzisiejszy tekst poświęcę głównie temu, co zrobić, aby praca z domu była dla pracowników możliwa. 

Jak umożliwić pracownikom zdalne wykonywanie codziennych zadań?

sprzyjający leadership

Sprzyjający leadership

Jedną z ostatnich przeczytanych przeze mnie książek jest Silne strony. Użyj dźwigni swojego talentu, Marcusa Buckinghama. Uwagę zwrócił zwłaszcza poniższy fragment, który jest przydatny zwłaszcza w przypadku przywództwa:

Chociaż jest dużo dobrych powodów, które mogą stymulować ludzi do pracy i zachęcać do poprawiania osiągniętych przez nich wyników, to chwalenie ludzi wtedy, gdy nadchodzi czas oceny pracowniczej i definiowanie misji zespołu jest głównym czynnikiem motywującym do wykorzystywania swoich talentów.

Docenianie pracownika w momencie, w którym jest na to czas – czyli wtedy, gdy zrobił coś dobrego, a nie 10 miesięcy po tym zdarzeniu – ma ogromny wpływ na pracę. W czasie kryzysu zdaje się to być jeszcze istotniejsze. Jako leader dbaj o indywidualne podejście do członków zespołu, rozmawiaj z każdym, aby wspólnie znaleźć rozwiązania na pojawiające się wyzwania. To właśnie empatii i wsparcia twoi pracownicy potrzebują w tym momencie najbardziej.

Przez 6 lat szkolenia firm z metody Design Thinking, zauważyłam jak wejście na poziom empatii jest dla wielu osób trudne. A DT uczy właśnie, że to empatia jako początek jakiekolwiek zmiany, jest kluczowa! Liderzy nadal mają trudność przejść z poziomu liczb i targetów, do poziomu serca, z którego będą potrafili zauważyć emocje, potrzebę zaufania i poczucia bezpieczeństwa swojego zespołu. Uważam, że przyszedł czas na zmiany i kolejne kryzysy tylko mnie w tym utwierdzają. Pora na zarządzanie sercem. Jeśli interesuje cię ta tematyka, polecam Ci dwie książki: Dare to Lead, Brene Brown oraz The motive, Patricka Lencioni. 

Pamiętaj również, że to ty jako leader możesz sprawić, że pracownicy poczują się bezpieczniej w kryzysowej sytuacji. Obecna epidemia to czas na decyzyjność, szybkość podejmowania decyzji, umiejętne kaskadowanie obowiązków, klarowna komunikacja dotycząca zagrożeń wynikających z kryzysu. 

Jestem zwolenniczką zaczynania od siebie, dlatego uważam, że dobry lider to taki, który najpierw sam wdraża zasady, które chce zaproponować zespołowi. Aby zaopiekować się swoją psychiką, niezbędna jest według mnie komunikacja między liderami poszczególnych działów. O współpracy międzydziałowej więcej przeczytasz w tekście o emocjach i bezpieczeństwie. 

zaufanie

Zaufanie 

Zaufanie w pracy wydaje się być sprawą oczywistą, jednak moje doświadczenie pokazuje zupełnie coś innego. W organizacjach za mało rozmawia się o zaufaniu, przez co brakuje go w relacjach między pracownikami. Przełożeni nie ufają swoim zespołom, przez co część osób czuje się niepewnie w swoich obowiązkach. Sytuacja kryzysowa, czyli nagłe wskoczenie na głęboką wodę, jest testem na zaufanie w organizacjach. I to na skalę ogólnoświatową! W trakcie rozmów ze znajomymi i klientami niejednokrotnie słyszałam, jak managerowie oraz dyrektorzy kontrolują zespół, uniemożliwiając równocześnie pracę. Organizowane co godzinę bezproduktywne wideokonferencje zamiast pomagać pracownikom w wykonywaniu zadań w trakcie pracy z domu, tak naprawdę od nich odciągają. 

Dlatego najpierw powinieneś zadać sobie pytanie: Co jest kluczowe w mojej firmie? Czy jest to dowożenie zadań i kontrolowanie (a nawet inwigilowanie) pracowników, czy stworzenie im przestrzeni, która umożliwi wykonywanie obowiązków bez poczucia strachu?

Następnie, cofnij się we wspomnieniach do momentu rekrutacji poszczególnych pracowników. To ty najprawdopodobniej zatrudniłeś daną osobę, tak więc sprawdziłeś jej umiejętności potrzebne do wykonywania codziennych obowiązków. A jeżeli nie ty, to inna, kompetentna w tym zakresie osoba. Dlatego zamiast kontrolować sposób spędzania 8-godzin pracy w domowym biurze, proponuję wziąć odpowiedzialność za wcześniejsze decyzje. Po prostu pozwól ludziom działać i zobacz, co się stanie. Zamiast pytać pracowników czy wykonują swoje zadania, jako lider zapytaj Czego potrzebujesz, aby wykonać to zadanie? Bądź w stałym kontakcie, ale mając intencję wspierania, a nie obsesyjnego kontrolowania. Dopiero gdy pracownicy poczują, że mają twoje zaufanie i że mogą ufać tobie, będziesz mógł wydobyć z nich to, co najlepsze – najbardziej produktywną, innowacyjną i kreatywną cząstkę. 

work life balance

Work life balance

Dom przemienił się w biuro, szkołę, przedszkole, centrum kryzysowe, call center, siłownie, salon kosmetyczny, czy kino. W zgodzie z #zostańwdomu, spędzamy w czterech ścianach jak najwięcej czasu a razem z nami – cała rodzina. Być może gdy ty próbujesz skupić się na projekcie, twoja żona usiłuje walczyć z zacinającą się wideokonferencją, a za nogawkę spodni ciągnie cię córka. Ściany mieszkań się kurczą, a emocje rosną. I choć chciałbyś krzyczeć, rzucić wszystko i pojechać w….to właśnie – nigdzie nie możesz jechać. 

Przede wszystkim, daj sobie czas. Być może masz więcej pracy niż w świecie przed koronawirusem, jednak część zajęć naturalnie poszła w zapomnienie. Poświęć te wolne chwile na odpoczynek. Konsumpcyjny sposób życia nauczył ludzi ciągle robić i działać, dlatego spróbuj na chwile zatrzymać się, złapać oddech i odpuścić kolejne zadania. Odpuść także osobom, z którymi mieszkasz. We wcześniejszym punkcie pisałam o zaufaniu do pracowników. Zaufaj też partnerce, partnerowi, czy swoim dzieciom – spróbuj zmienić nastawienie i pomyśl, że oni naprawdę wiedzą co robią. A jeśli nie, to za chwilę znajdą sposób na wolny czas. Możesz zresztą dać dzieciom ciekawą inspirację, na przykład korzystając z ukochanej przeze mnie improwizacji teatralnej. Prototypowanie, tworzenie to być może dla ciebie już mało fascynujące zajęcie, jednak ciekawość dziecka i jego perspektywa potrafią naprawdę być motorem niezwykłych projektów i rozwiązań. W dodatku chwila z dzieckiem zamiast obowiązkiem, może być przydatną przerwą w pracy. 

Rozmawiaj z najbliższymi osobami, zarówno w sfery zawodowej, jak i domowej. Poznaj ich perspektywę, potrzeby i problemy. Jeżeli uważasz, że najlepiej jest zabronić pracownikom wysyłania maili po godzinie 18:00, może okazać się, że dla niektórych z nich to najlepszy czas na nadrobienie zaległości nagromadzonych w ciągu dnia. Podobnie zresztą może być w przypadku partnera, czy dziecka – maluch być może nie będzie odpowiadał na maile, ale jego sposób funkcjonowania i rytm dnia może się zmienić. Rozmowa pozwoli ci być na bieżąco z potrzebami innych osób. Jeżeli chodzi o zespół, to proponuję 15 minutowe spotkania na początek dnia i jedno 30 minutowa wideokonferencja na koniec tygodnia jako sposób, aby być na bieżąco z działaniami współpracowników. 

Podsumowanie

Epidemia jest czasem wyjątkowym. Niespodziewanym, nieprzewidywalnym, ale z mojej perspektywy – również ciekawym. I choć jesteśmy w tym wszyscy razem, każdy z nas ma inny punkt widzenia. Aby w tym dziwnym czasie umożliwić pracownikom wykonywanie swoich codziennych zadań w trybie zdalnym, jako lider potrzebujesz przede wszystkim przemyśleć wasze relacje w zespole oraz intencje. Co tobą kieruje, gdy proponujesz kolejną już dzisiaj rozmowę? Chęć wsparcia, czy brak zaufania? Zainicjowanie szczerości i traktowanie pracowników jako ludzi, którzy również przeżywają obecną sytuację, jest dobrym początkiem do umożliwienia im pracy w nowych warunkach. 

Alicja Bartkiewicz