Na co dzień kadrze zarządzającej, ale także współpracownikom łatwiej bagatelizować w pracy sferę emocjonalną i poczucie bezpieczeństwa innych pracowników. Osoby w firmie łączą w końcu relacje zawodowe – niektórzy sugerują więc, że nie jest to czas i miejsce na przeżywanie

A jednak, w momencie kryzysu okazuje się, że emocje są nieoderwalną częścią pracy i nie, naprawdę nie warto tego bagatelizować. Oczywiście, obecny czas to stan nadzwyczajny – dom przemienia się w miejsce pracy, burząc work life balance. Na meetingach zespołowych spotykamy się w dresach, z oddali słychać głos dzieci. Zamiast rozmawiać o pracy, najpierw omawiamy sprawy prywatne. 

Emocje i poczucie bezpieczeństwa pracowników

Czy epidemia zainicjuje nas do zmiany nastawienia? To się jeszcze okaże. Chciałabym narazie skupić się na tu i teraz, czyli zadbaniu o emocje i poczucie bezpieczeństwa pracowników w trakcie kryzysu. Aby czymś zarządzać, potrzebujemy najpierw odpowiedzieć na pytanie Czym to jest?

Dla każdego poczucie bezpieczeństwa jest czymś inny, dlatego bardzo ważne jest, abyś jako lider swojego zespołu wiedział, czego potrzebują twoi pracownicy, aby czuć się bezpiecznie. Jedna osoba bezpieczeństwo odczuwa, gdy ma pewność jutra i punkt odniesienia, inna z kolei potrzebuje świadomości, że jej potrzeby są zapewnione. Wielu pracowników mierzy się również z pytaniem Czy jestem ważny?  do którego dochodzą czasem rozterki na temat tego, czy jest się we właściwej firmie. Poczucie ważności i słuszności tego, co się robi, są kolejnymi elementami, które mogą wpływać na emocje pracowników. Poczucie bezpieczeństwa można osiągnąć klarownymi zasadami, poczuciem wpływu lub sprawczości. Jedno jest pewne – nie jestem w stanie przytoczyć wszystkich czynników. Co więcej, nie o to w tym chodzi. Aby zarządzanie emocjami było naprawdę pomocne dla pracowników, liderzy potrzebują poświęcić swój czas i uwagę, aby poznać swój zespół. Tak naprawdę. 


emocje i poczucie bezpieczeństwa pracowników

Jak zadbać o emocje i poczucie bezpieczeństwa pracowników?

Poniżej wypisane sposoby są propozycjami samych pracowników – liderów i nie tylko. W trakcie jednego z organizowanych przeze mnie Rise Up Workshop, omawialiśmy wyzwania, z którymi zmagają się organizacje i jednocześnie naszą uwagę przenosiliśmy od razu na rozwiązania. 

Wsparcie ze strony HR

Bardzo często punktem łączącym opinie pracowników jest ta dotycząca działu HR. Niestety, omawiana przeze mnie z Olgą Szyszką kwestia (zajrzyj do wywiadu) współpracy HR z resztą firmy stanowi prawdziwą Piętę Achillesową firm. Nie inaczej jest w trakcie kryzysu. HR przeważnie jest daleko od pracowników – ich zadania oraz komunikaty ograniczają się właściwie do tematów kadrowych. A szkoda, bo to właśnie zespół HR jest odpowiedzialny za to, żeby dostarczyć liderom rozwiązania, które pomogą im wspierać swoje zespoły i swoich pracowników. Aby to było możliwe, potrzebna jest obustronna wymiana potrzeb oraz informacji. 

Jak to zrobić? Przede wszystkim, najprościej – powiedz pracownikom HR, że potrzebujesz od nich wsparcia. Po rozmowie z zespołem będziesz wiedział gdzie znajdują się punkty zapalne i jaki pożar trzeba ugasić. Pomysł przesyłania przez HR kolorowanek  dla dzieci, czy nawet zorganizowanie niani online, aby zapewnić rodzicom chwilę spokoju to pomysły, które trafiają w 10. W trakcie Rise Up Workshop rozmawialiśmy również o 15 minutowych porannych kawach z zespołem – to właśnie tego potrzebują pracownicy. Aby włączyć dział HR w gaszenie pożarów, uwzględnij jego pracowników we współpracy międzywydziałowej, o której więcej przeczytasz niżej. 

Alternatywna nazwa dla COVID-19

Korona tu, korona tam. Wszędzie jesteśmy bombardowani nazwą koronawirus odmienianą na wszystkie przypadki. Bardzo często w artykułach widnieje również COVID-19, który mrozi krew w żyłach. Co zrobić, gdy faktycznie wirus stał się naszą codziennością i niejako potrzebujemy o nim porozmawiać, jednak mamy już przesyt? Pracownicy mogą (i zapewne już są) zmęczeni, a nawet przygnieceni wszystkimi negatywnymi informacjami, napływającymi z całego świata. Aby dać zespołowi pozytywnego kopa, przełóż waszą uwagę z tego, co się dzieje, na to, co możecie zrobić. Podstawową kwestią jest dawanie pracownikom potrzebnej uwagi, zrozumienia i klarownych zadań oraz niezbędnych narzędzi! 

Jak to zrobić? Istotną kwestią w zarządzaniu emocjami (w tym strachem) jest sposób komunikacji. Dlatego proponuję stworzenie alternatywnej nazwy dla koronawirusa. Jak to zrobić? Najprościej – zróbcie burzę mózgów. Aby skutecznie ją przeprowadzić, skorzystajcie z naszych porad. Burza mózgów online jest także nowym wyzwaniem, ale na szczęście to zadanie jest to zrobienia. W tym przypadku może przydać się aplikacja MURAL oraz przeprowadzenie najpierw indywidualnych burz mózgów, aby następnie wymienić się swoimi pomysłami w trakcie spotkania online. Często w trakcie burz korzystamy z kart Dixit – wierzę, że znajdziesz w firmie osobę, która je posiada lub ma w zanadrzu inne narzędzie, które przyda się do inspiracji!

Każdy pracownik jest ważny

W sytuacjach kryzysowych poczucie jedności i współdziałania potrafi być najlepszą motywacją do pracy oraz czynnikiem podnoszącym na duchu. Rozmawiaj ze swoimi pracownikami o ich potrzebach, dowiedz się jaka jest ich perspektywa i pamiętaj o tym, aby dzielić się również swoim punktem widzenia. Najistotniejsze jest, aby o nikim nie zapominać – w zespole każda osoba jest ważna! Każdy pracownik ma swoją rolę i wpływ na przebieg zadania, dlatego spraw, aby członkowie zespołu czuli wsparcie w sobie nawzajem. Poznanie wzajemnych perspektyw i wyzwań pomoże znaleźć wspólny mianownik dla grupy, co zwiększy szansę na  zbliżenie się pracowników.

Jak to zrobić? Najprostszą metodą jest codzienna rozmowa w zespole w formie kręgu. Chodzi o to, aby każdy z pracowników miał moment tylko i wyłącznie dla siebie, aby wyrazić swoje emocje, potrzeby, przemyślenia. Dając możliwość głosu każdemu, zwiększamy szansę na to, że pracownicy poczują się zauważeni.  W trakcie wypowiedzi jednej osoby, reszta zespołu w ciszy słucha, nie przerywając współpracownikowi. Ważnymi zasadami jest także nieocenianie oraz nie wchodzenie w polemikę z inną osobą. Rozmowę w kręgu wykorzystujemy w pracy już od 6 lat (zarówno w zespole Brainwave, jak i na szkoleniach) i jej forma przynosi wspaniałe efekty, jakimi są między innymi zapewnienie poczucia bezpieczeństwa i spełnienie potrzeby bycia wysłuchanym.

Wspierające jest także rozpoczynanie spotkania pytaniem Z czym zaczynasz? i analogicznie kończenie z Czym kończysz? Dla ciebie jako lidera jest to najpierw wprowadzenie w nastrój i sytuację poszczególnych pracowników, a później esencja spotkania. 

Komfortowe rozmowy 

Jako Brainwave, przeprowadziliśmy z Irkiem mnóstwo wywiadów pogłębionych – w różnych projektach i pracując na co dzień z naszymi klientami. To doświadczenie pomogło nam odkryć, że otwartość i autentyczność jednej strony (nasza jako firmy, lidera, współpracownika itd.), wpływa na komfort i otwartość osoby, z którą rozmawiamy. Niby oczywiste, prawda? Jednak dopiero prawdziwe zrozumienie tego oddziaływania jest w stanie pomóc przeprowadzić komfortowy wywiad, czy rozmowę. 

Jak to zrobić? Przede wszystkim, pomyśl jakie pytania TY chciałbyś usłyszeć. Wejście w buty pracownika to najlepszy sposób na empatię, która jest niezbędna do przeprowadzenia komfortowej rozmowy. Ważne jest także, aby twój rozmówca wiedział jaki jest cel wywiadu oraz co potem stanie się z jego odpowiedziami. Jakie będą kolejne kroki, konsekwencje? Ostatnie, ale nie najmniej ważne: rozmawiając ze swoimi pracownikami włącz ciekawość a zobaczysz jak wiele mają Ci do powiedzenia. Poniżej znajdziesz zasady dobrego wywiadu:

Współpraca międzydziałowa 

W codziennej pracy przed epidemią, miałeś stały kontakt ze swoimi pracownikami. W biurze wszyscy się widzą – zamiast wysłać maila z pytaniem Zrobiłeś to? wystarczy odwrócić się do kolegi obok i po prostu spytać. Taka komunikacja jest szybsza, zresztą przesiadywanie ze sobą w jednej przestrzeni, to również wymiana energii i dostrojenie się do siebie nawzajem. Przebywanie razem w biurze  oczywiście powoduje również zgrzyty, ale mimo wszystko, pozwala wypracować synergię i pomaga łatwiej ocenić kto jest w jakim nastroju. W pracy rozproszonego zespołu zdalnego nie jest to takie proste. 

Jak to zrobić? Stwarzaj sytuację do współdzielenia się informacjami i działaniami w swoim zespole, ale również między działami. W końcu sharing is caring! Rozmawiając z liderami innych zespołów, możecie wspólnie osiągnąć więcej i to w szybszym czasie. Wystarczające mogą być nawet 15 minutowe spotkania online z kilkoma osobami z innych zespołów. Aby taki meeting był pomocny, zachęć współpracowników do wzajemnego zadawania sobie pytań: Co się działo? Jak sobie z tym poradziliście? a także do przejmowania inicjatywy i opowiadania o wprowadzonych rozwiązaniach. Wymiana między działami sprawi, że jako firma szybciej osiągniecie sukces, minimalizując porażkę.

Odwaga i motywacja do działania

Zrozumienie potrzeb i perspektywy pracowników to jedno. Drugie, to przejście do działania. Empatia, którą mam nadzieję wdrożysz, pomoże ci dobrać odpowiednie narzędzia do pobudzenia zespołu. Czas kryzysu jest jedną wielką niewiadomą – nie wiemy co przyniesie i jak długo będzie trwać. Choć na początku może wydawać ci się, że wszyscy mają dobre nastroje, paliwo zalane jeszcze w biurze może już za chwilę się skończyć. Co wtedy z motywacją do pracy? Co z energią zespołu? 

Jak to zrobić? Zbierz wszystko, czego dowiedziałeś się podczas wywiadów i spotkań z pracownikami. Zrób dokładną analizę danych. Następnie pomyśl o tym, co tobie dodaje odwagi i porozmawiaj o niej ze swoim zespołem. Czym jest odwaga dla pracowników? Co daje im impuls do pracy? Czy szukają inspiracji do pracy i jeśli tak, to co ich inspiruje? W czasie niepewności i braku poczucia bezpieczeństwa odwaga jest na wagę złota, dlatego poświęć czas, aby zbadać ten temat ze swoim zespołem. 

Podsumowanie 

W obecnej sytuacji emocje i poczucie bezpieczeństwa  pracowników są niezbędnym tematem rozmów w firmach. Wszyscy bez wyjątku znaleźliśmy się niezależnie od woli w zupełnie nieznanej sytuacji, dlatego zadbanie o psychikę zespołu pomoże pracownikom poczuć się bezpiecznie. Poczucie bezpieczeństwa i zaopiekowane emocje są kluczowe, bo to od nich przede wszystkim zależy komfort pracy oraz jakość wykonywanych zadań. Jeśli zależy ci na swoim zespole oraz na płynności organizacji, to w świecie, w którym na niewiele mamy wpływ, bezpieczeństwo i zarządzanie emocjami są tym, na co możemy oddziaływać. 

Dlatego ważne jest, aby robić to w sposób wspierający.

Na koniec chciałabym podzielić się z Tobą bardzo ważnym cytatem z książki Dare to Lead Brene Brown:

W przywództwie nie chodzi o tytuł, ani prywatne biuro. W byciu liderem najważniejsza jest gotowość do działania, obecność i odwaga w wytyczaniu drogi. Świat potrzebuje odważnych liderów, dlatego to dla nas wszystkich moment na zrobienie pierwszego krok w przód. 

Alicja Bartkiewicz