Ostatnio miałam ogromną przyjemność rozmawiać z Olgą Szyszką – HR konsultantką, trenerką biznesu, moderatorką DT i właścicielką www.talentpower.pl. Olga przyszła także na szkolenie moderatorów Design Thinking, które prowadziłam we wrześniu. A że przy okazji działa w branży HR, która na maksa mnie interesuje, stwierdziłam, że zadam jej kilka pytań odnośnie szkolenia!

Ala: Olga, na początek dosyć standardowe pytanie…dlaczego zdecydowałaś się na szkolenie Moderatorów Design Thinking?

Olga: DT zafascynowało mnie 4 lata temu, kiedy byłam na warsztacie organizowanym przez Google. Poznanie Design Thinking w teorii uświadomiło mi wtedy, że już od pewnego czasu wykorzystywałam to myślenie. Podczas pracy z managerami,  na przykład projektując proces rekrutacji pod ich potrzeby, stawałam się adwokatem obu stron – osób rekrutujących i kandydatów. Było to dla mnie całkowicie naturalne zachowanie i gdy dowiedziałam się, że można to ubrać w konkretną metodę, zdecydowałam się na udział w szkoleniu. Chciałam w ten sposób ułożyć swoją wiedzę i uzupełnić to, co już wiem na poziomie szkoleniowym, czy doradczym. Niezależnie od tego, czy prowadzę warsztat, zajmuję się coachingiem kariery czy doradztwem, Design Thinking jest metodą, która może wesprzeć moje działania. 

A: Czym jest więc dla Ciebie Design Thinking?

O: Jest pewnego rodzaju uporządkowanym sposobem realizowania potrzeb odbiorcy… klienta, użytkownika, interesariusza – choć nie lubię tego słowa! Nie chodzi jednak o same potrzeby, bo tym tokiem myślenia moglibyśmy wysłać odbiorcę na terapię. Ważny jest tutaj kontekst (biznesowy, finansowy, społeczny – w zależności od rynku), który służy dodatkowemu celowi. Zadaniem Design Thinking jest uporządkować drogę do rozwiązania tak, aby nie spuścić z oczu właśnie tego celu, punktu koncentracji, który jest dla nas w owym przypadku najważniejszy. 

szkolenie moderatorów desogn thinking

A: Dobrze… przejdźmy więc do moderatora Design Thinking. Po co on w procesie?

O: Mam takie poczucie po kolejnym warsztacie, że bez moderatora grupa nieświadoma procesu metody ma często problem z wyzwaniem, które wyłania się w trakcie pracy. Proces wymaga w końcu od grupy ciągłego przeskakiwania z potrzeb pierwotnego użytkownika i poprzednich etapów procesu, z powrotem do własnych myśli i perspektywy. Moderator jest więc po to, aby w trakcie trwania warsztatu zbierać uczestników i naprowadzać ich na właściwą ścieżkę. Koncentruje, porządkuje, pilnuje czasu, narzędzi. Jest strażnikiem procesu – dzięki jego działaniom kolejność etapów jest prawidłowa. Gdy więc zdarzają się osoby, które od razu przeszłyby do prototypowania, odpowiednio je uspokaja, a tych, którzy zbyt długo analizują – mobilizuje do działania. I choć uważam, że w niektórych etapach, na przykład prototypowaniu, rola moderatora jest czasem mniejsza, to dla porównania generowanie pomysłów bez jego udziału to strata czasu! Moderator jako osoba zdystansowana do tematu warsztatu, pilnuje również perspektywy i obiektywizuje. 

A: A gdybyś miała określić go jednym słowem… metaforą?

O: Dobre zadanie na poranek! To, co przyszło mi jako pierwsze to Strażnik Wartości. Dla mnie cały DT jest oparty na wartościach. Jeżeli ktoś tego nie czuje, to moim zdaniem nie będzie w stanie poprowadzić tego procesu.  Jeśli ktoś jest sfocusowany na biznesie, na pieniądzach – a nie na człowieku – czyli ma niejako perspektywę twardą, potrzebuje moderatora, który trochę to spojrzenie zmiękczy.

A: Dokładnie. Z tego co zrozumiałam,  sama niedawno prowadziłaś warsztat. Opowiadaj!

O: Razem z drugim trenerem pracowałam z działem HR, na który składało się 14 osób, tak więc udało się stworzyć 3 zespoły Design Thinking. Pierwszego dnia skupiliśmy się na doświadczaniu, a drugiego – na poznaniu metody z metapoziomu. Pierwszy dzień był dla większości uczestników bardzo intensywny – pomimo powracania do schematu i trzymania procesu w ramach, ilość nowej wiedzy i nowego sposobu działania wywołały u pracowników spore zmęczenie.

A: Jak myślisz, z czego to zmęczenie i chaos mogły wynikać?

O: Moim zdaniem było to zbyt intensywne doświadczenia jak na tak krótki okres czasu. Po tej lekcji wolałabym na spokojnie przechodzić proces na zasadzie doświadczania i wchodzenia na meta poziom. Czas umożliwia także poznanie perspektywy klienta i zgłębienie się w metodę.

A: Ok, a to było szkolenie, czy warsztat?

O: Powiedziałabym, że pierwszy dzień to był warsztat,  a drugi to bardziej szkolenie, ponieważ uczestnicy chcieli trochę zainspirować się, pracując na własnych tematach.

A: To tak też dla innych już działających lub przyszłych moderatorów… Warto podczas szkolenia pracować na kejsie spoza danej organizacji. Jeżeli uczestnicy dostaną swój własny problem, będą bardziej w nim, niż w procesie Design Thinking. A nie o to chodzi w szkoleniu DT! 

prototypowanie design thinking

Zdjęcia pochodzą z marcowej edycji szkolenia moderatorów DT prowadzonej przez Irka.

O: Dokładnie… mam takie poczucie, że zespół HR-owy o wiele lepiej będzie pracował na temacie działu marketingu. Wyjście ze swojej perspektywy działa otwierająco i pobudza kreatywnie. A tak, gdy moja grupa pracowała nad własnymi problemami, dużym wyzwaniem moderatorskim było odblokowanie uczestników.

A: Skoro mówimy o trudnościach, powiedz jakie było dla Ciebie największe wyzwanie jako moderatora na pierwszym warsztacie?

O: Grupy miały bardzo różną dynamikę pracy, w dodatku pracowały nad różnymi case’ami. Temperamentalnie było ciężko ich podzielić na grupy, więc z tego powodu w trakcie zadań tworzyły się rozbieżności z czasem realizacji kolejnych części. Zastanawiałam się więc jak tą sytuacją zarządzić. Brak różnorodności był kolejnym wyzwaniem.  Z tego względu, że miałam na szkoleniu jedynie dział HR, to pomimo dosyć luźnej grupy, widziałam, że pojawiał się element konkurencji i uczestnicy spoglądali na siebie oceniająco.

Na szkoleniu to ja byłam odpowiedzialna za metodę DT. Były 3 zespoły do zmoderowania,  robiłam to, co widziałam w Twoim prowadzeniu podczas szkolenia na moderatora, np.  awałam jedną inspirację i nie podchodziłam do każdego z czymś innym, aby nie tworzyć zamieszania. Dla mnie pomimo tego, że w roli moderatora trzeba być wyczulonym na potrzeby swoje i innych, to… trzeba być też trochę żołnierzem, który stawia granice i mówi jaki jest cel konkretnych działań. Oprócz tego, ważna jest odpowiednia dynamika, która pozwala lepiej zrozumieć i doświadczyć proces. Dla przykładu mogę dać więcej czasu na empatyzację, ale nie zaproponuję godziny dla burzy mózgów.

W mojej grupie warsztatowej najtrudniejszym etapem okazało się być jednak definiowanie problemu. Dla uczestników był to prawdziwy kosmos. Przy tym zadaniu pojawiło się wiele refleksji związanych z nieprawidłowym definiowaniem wyzwań w dotychczasowej pracy, co oczywiście odbijało się na działaniach zespołu. To był bardzo ważny moment, dzięki któremu pojawił się potrzebny wgląd w codzienną pracę.

A:  Definiowanie problemu to często zadanie, w którym najczęściej odbiegamy od naszego użytkownika i wciskamy własne perspektywy.

O: Właśnie! W tej kwestii bardzo przydatny był też Manual, który dostałam od Was po szkoleniu. Dobrze, że zawarliście w nim jeszcze raz informacje o myśleniu dywergencyjnym i konwergencyjnym. Znam te pojęcia, bo uczyłam się tego na studiach, zresztą na szkoleniu moderatorskim poczułam na własnej skórze przełączanie pracy mózgu na tak różne obszary działań. Jednak dopiero gdy jeszcze raz spojrzałam na to z meta poziomu, mogłam połączyć zmęczenie podczas szkolenia z tym, o czym pisaliście.

A: Skoro wspominasz o naszym szkoleniu, to chciałabym Cię zapytać, czy wykorzystałaś w swojej późniejszej pracy narzędzia, które na nim poznałaś? Czy wzięłaś ze szkolenia coś, co wsparło Cię w kolejnych warsztatach?

O: Wsparło mnie takie poczucie, że mogę być moderatorem, który nie wie i nie musi wiedzieć o tym co się dzieje merytorycznej części procesu. Gdy podczas mojego warsztatu rozmawialiśmy o wygenerowanych prototypach i był koniec pierwszego dnia, to wsparłam grupę całym moim zapleczem HR-owym, jednak z perspektywy moderatora zupełnie nie wiedziałam. Nie ingerowałam merytorycznie – moim zadaniem było, aby zadania były wykonywane poprawnie.

Wspierająca dla mnie była również różnorodność grupy. Byłam w tym terminie jedynym trenerem wśród uczestników i z ciekawością obserwowałam jak osoby z innych branż, na przykład marketingu, miały problemy z niektórymi działaniami. Stworzyłam sobie niepotrzebnie oczekiwania wobec danych osób, licząc na to, że są na tyle elastyczne, że proponowane zadania nie stanowią problemu. Dzięki temu podczas moich warsztatów, gdy uczestnicy zadawali pytania, wyrażali frustracje, byłam w stanie zbudować w sobie poczucie zrozumienia, że to normalne i podchodziłam do tego na luzie. Różnorodność na Twoim szkoleniu dała mi też przedsmak tego, że taką różnorodność charakteru będę spotykać później w pracy. Inaczej zachowa się analityk, który będzie potrzebował czasu na przetrawienie informacji, a inaczej typowy artysta.

A: Dokładnie. Zresztą abstrahując od Design Thinking, jest też po prostu w życiu tak, że nie wszystko będzie każdemu pasować. Ktoś pije Nałęczowiankę, a ktoś inny Żywca. Być może warsztat DT nie dla każdego okaże się czymś WOW, ale uważam, że pod koniec dnia każdy uczestnik weźmie coś z tego szkolenia. Nawet jeśli będzie to mała cząsteczka tej układanki.

To jest dobry moment na kolejne pytanie. Wyobraź sobie osobę, która poznała już trochę Design Thinking i… czuje, że to dla niej, ale zastanawia się jeszcze do której szufladki wrzucić DT oraz z czym to się je. Co byś powiedziała tej osobie o szkoleniu moderatorskim. Dlaczego warto wziąć w nim udział, biorąc pod uwagę kontekst biznesowy?

A: Ok, a więc takim pierwszym argumentem jest to, że dana osoba może przyjrzeć się generowanym przez siebie rozwiązaniom. Gdzie leży problem, który sprawia, że niektóre z nich nie działają? Pracownicy w organizacjach proszeni są codziennie o nowe rozwiązania i myślenie Design Thinking już nawet w drobnych zadaniach może wprowadzić dużą i potrzebną zmianę. Jest to również proces, dzięki któremu możemy wyjść poza ramy myślenia strukturalnego. Myślenie projektowe pobudza patrzenie cross funkcyjne, ale obierając nie perspektywę organizacji, a końcowego użytkownika. 

Ważnym biznesowym aspektem jest też pobudzenie kreatywności- mam tutaj na myśli przede wszystkim doświadczenie tego, jak bardzo myślenie kreatywne nie jest trudne. Uważam tak samo jak twórcy metody, że nie ma osób nie kreatywnych, jednak wiele zależy od warunków, w których owe osoby funkcjonują. A dobrze wiem, że bardzo trudno o korporacje, które stwarzają sprzyjające kreatywności otoczenie. Z tego powodu uważam, że pokazanie, że kreatywność jest naprawdę realna, jeśli da jej się okazję do wzrostu, jest zdecydowanie potrzebne. Zresztą, nie chodzi zawsze o kreatywność najwyższych lotów  – czasem naprawdę to najprostsze rozwiązanie jest tym najlepszym.

Ja uważam też, że na przykład taki warsztat bardziej wzmacnia team building niż szkolenie z team buildingu. Podobnie zresztą jest z zasadami managerskimi. Ta filozofia zdecydowanie w dobry sposób wspiera dawanie feedbacku i na tym opierałabym naukę w tej kwestii, a nie na szkoleniu z dawania feedbacku, który jest beznadziejnie nieefektywny.

Szkolenie składa się więc z wielu takich elementów, które jeszcze nie mają może konkretnej nazwy, ale można je przygarnąć i ponazywać na swój własny sposób i stworzyć z nich dla siebie wartość.  Dla mnie bardzo dużo działo się między słowami. Tyle istotnych kwestii wybrzmiało podczas tego szkolenia i z tego wszystkiego jedna osoba wyniesie coś na temat empatii, a druga prototypowania. To jest super, że nie oczekuje się od szkolenia, ze każdy będzie po nim mistrzem kreatywności. Pójście proponowaną, ustaloną drogą daje jednak możliwość testowania różnych rozwiązań.

A: Jasne. Ja to rozumiem też tak, że każdy ma jakiś potencjał i te różne narzędzia i ćwiczenia powodują, że możemy ten potencjał w danym człowieku wyzwolić.

improwizacja teatralna moderator design thinking

A teraz powiedz mi… rozgrzewki impro na szkoleniu – TAK czy NIE?

O: Wiesz, ja chodziłam przez rok na impro do Piotrka Sikory, tak więc… świat jest mały! To było dobrych kilka lat temu i już wtedy uznałam, że to jest o wiele lepsze niż niejedno szkolenie z komunikacji, a nawet niekiedy lepsze niż terapia. Impro to wyjście z głowy, akceptacja i to dokładanie… nie myślę za dużo, tylko robię! Chodziłam na przeróżne szkolenia, ustawienia helingerowskie, ale to właśnie impro dało mi największy feedback o mnie samej. A oprócz tego, dostałam całą masę informacji o świecie, o współpracy, o byciu z drugim człowiekiem i nieocenianiu go. Impro nauczyło mnie także nie oceniać siebie, nawet jeśli czasem nie wiem co robię. Co mogę powiedzieć? Jest to coś pięknego i uważam, że impro jest spójne z Design Thinking. Dlatego odpowiadając – rozgrzewki impro super, aczkolwiek… znowu, gdybym mogła zrobić tych rozgrzewek więcej na moim szkoleniu (zrobiłam dwie) to byłoby to zupełnie coś innego. Ja chodząc te kilka lat temu na warsztaty impro widziałam, jak dopiero po 3 czy 4 spotkaniu ludzie zaczęli odpuszczać i znikało u nich napięcie.

A: Tak! To jest trochę jak z pójściem na siłownię pierwszy raz po na przykład 10 latach. Łapię drążek, rozglądam się dookoła i głowę bombardują myśli: Jezu, wszyscy się na mnie gapią… Jak ja wyglądam?! Kurde, ona podnosi 30kg, a ja 13….. Jeżeli jednak się nie poddam, to po 2, czy 3 razie zacznę się w tej nowej sytuacji odnajdywać.

O: Zgadza się. I znowu, uważam, że impro jest mega spójne z DT i nawet jeżeli ktoś nie do końca w to wejdzie, ale będzie próbował i chociaż trochę go to zelektryzuje, to jest to wspaniały przedsmak, bo zarówno DT, jak i impro wybija ludzi w kosmos (śmiech). Wyrzuca ich ze znanych schematów i to właśnie zrobiły ze mną warsztaty improwizacji, na które chodziłam.

A: Dokładnie z tego powodu wsadziliśmy improwizacje do naszych szkoleń, bo wiesz – jak masz szkolenie otwarte, ludzie siedzą ze sobą pierwszy raz, to chociaż jest cały wachlarz metod na oswojenie, to impro znowu… wydaje mi się najbardziej ludzkie.

Chciałam jeszcze zapytać Cię o to, co zaskoczyło Cię na naszym szkoleniu?

O: To co mnie zaskoczyło, to fakt, że ludzie całkiem sensownie dawali sobie feedback. Chyba ta atmosfera, którą buduje Design Thinking pomogła w całym procesie szkoleniowym i w tym, że po wejściu w buty moderatora, mogłam usłyszeć wartościową opinię od reszty uczestników. Uważam, że zabieg dawania wszystkim głosu nie jest standardowy na szkoleniach. Bardzo fajnie więc, że to się zadziało. Dawanie informacji zwrotnej było dla mnie ciekawym doświadczeniem również gdy dzieliłam się spostrzeżeniami z osobą, która odgrywała przed chwilą rolę moderatora.

Co mnie jeszcze zaskoczyło? Szczerze, to pozytywnie się zmęczyłam… to było jednak zmęczenie motywujące do działania. Dla mnie dużym plusem było to, że krótko po szkoleniu prowadziłam już warsztat, dzięki czemu bardzo szybko przeszłam do działania. Zresztą, całe DT jest o działaniu. Uważam, że pułapka tkwi w tym, gdy po powrocie do firmy ze szkolenia, długo nie podejmuje się żadnych działań.

A: Dokładnie. To jest trochę jak z prawem jazdy. Jeżeli po zrobieniu kursu nie wsiądziesz do samochodu, to z biegiem czasu będzie to coraz bardziej wątpliwe – po prostu będziesz się bać.

O: Na szkoleniu moderatorów Design Thinking podobało mi się również to, że dawałaś dużo przestrzeni na różne obiekcje, czy pytania.

A: Miałam w pewnym momencie wrażenie, że chyba nawet za dużo w kontekście czasowym…, ale  wychodziłam z założenia, że może te pytania są ważniejsze niż cokolwiek na końcu spotkania – karteczki, ankieta itd. Pamiętam, że miałam wtedy wewnętrzny dialog o tym, co zrobić.

O: Podobały mi się również sytuacje, w których uczestnicy stawiali Cię trochę pod ścianą, a Ty po prostu ją odsuwałaś i mówiłaś: – Zobaczmy, sprawdźmy.- Ja to traktuję jako sukces, bo sama za często idę z głowy w trakcie szkolenia. Wspaniałe jest to, że na warsztatach DT nie ma namiętnego notowania, nazywania rzeczy – niech każdy sam sobie nazwie daną rzecz.

A: Tak. Rozmawiajmy na prototypie doświadczenia, a nie rozmawiajmy zanim tego doświadczymy.

szkolenie moderatorów desogn thinking

Chciałabym Cię jeszcze zapytać o najtrudniejszy etap podczas szkolenia moderatorskiego.

O: Doświadczanie moderowania po tak krótkim czasie było pewnym wyzwaniem, jednak nie poszło to w emocje – nie było to stricte trudnym przeżyciem. Było to za to dla mnie bardzo ciekawe i wartościowe, bo jako trener nie mam obowiązkowych superwizji i to jest błąd. Uważam, że trenerzy powinni mieć superwizje przynajmniej raz na pół roku, raz na rok lub pójść z kimś na pół szkolenia i potem przegadać to, co się wydarzyło. 

To co mi się pojawiło teraz, to to że dla niektórych osób samo trzymanie procesu jako moderator może być naprawdę trudne. Wydaje mi się, że pomocne może być więc zapytanie uczestników na koniec szkolenia o to, co ich najbardziej przeraża w wyzwaniach moderatorskich. Uświadomienie sobie lęków jest zdecydowanie potrzebne do dalszej pracy. Nie każdy też czuje w środku tak silnie myślenie projektowe i nie o to chodzi, aby tę osobę na siłę namówić do tej metody, ale raczej trochę otworzyć, zainspirować i pokazać na przykładach konkretnych elementów, że to działa. Według mnie case study ze zdjęciami (np. rezonans dla dzieci), które pokazywałaś idealnie działają na osoby, które nie są tak czułe na doświadczenia.

Co do wyzwań moderatorskich jeszcze… jeden z uczestników mojego szkolenia chciał wykorzystać samo narzędzie X do innych celów, stąd zrodziło mu się pytanie, czy DT jest doskonałym narzędziem tylko wtedy, gdy idzie się ustalonym tokiem i zalicza wszystkie bazy po kolei. I tu pojawiła się moja własna rozterka – bo z jednej strony nie można wybierać kawałków, bo kolejność etapów nie jest przypadkowa i dzięki tej kolejności może wydarzyć się, to co najlepsze, ale z drugiej strony… gdy na przykład budujesz proces rekrutacji i brakuje Ci perspektywy kandydata, to możesz ją złapać, biorąc jedno narzędzie z empatyzacji, na przykład mini audyt. Tylko właśnie – najlepiej byłoby mieć na ten proces więcej czasu. Wydaje mi się, że ludzie widzą i rozumieją, że DT to 5 etapów, ale… nie do końca to czują. Bycie moderatorem to kolejny poziom zaawansowania w Design Thinking i dlatego mega istotne jest, aby prawdziwie poczuć to myślenie. To w końcu moderator stoi na straży tego procesu, więc musi w niego wierzyć. 

A: Dokładnie. To jest jednak to co mówisz: praktyka, praktyka i jeszcze raz praktyka. Uważam, że każdy warsztat, każde bycie moderatorem warto potraktować jako prototyp i robić sobie feedback na zasadzie “Co mi się udało? A co nie udało? Co zrobię lepiej następnym razem? I co by mnie wsparło w momencie gdyby coś mi nie wyszło?”. Dzięki takiej pracy wychodzi ostatecznie moderator, którym chce się być.

O: O, zainspirowałaś mnie. Jestem ciekawa Twojej historii z pracy moderatora. Na przykład czego Ci brakowało po Twoich pierwszych warsztatach, a co obecnie wiesz, że potrzebujesz przegadać po szkoleniu.

A: Czyli zapiski z pamiętnika moderatora? (śmiech)

O: Dokładnie, to dałoby mi super perspektywę. Czasami jest tak, że jak zaczynasz nową drogę, to ciężko się połapać, a czytając tego typu historie masz nieraz poczucie “O, mam tak samo!”. Taka wymiana zresztą to idealny sposób na generowanie pomysłów i uświadomienie sobie wielu rzeczy. Po każdym warsztacie pojawiają się ważne pytania o to jak działać i co robić, gdy spotykamy wyzwanie.

A: Czyli coś na zasadzie dobrych praktyk. Będę o tym pamiętać.

O: Dokładnie… coś w stylu Jak zadbać o swoją energię? Bo ja już widzę jak trudne jest zarządzenie tym doświadczeniem, szczególnie jeśli ma się pokusę kontrolowania wszystkiego.

A: Myślę, że bardzo dobrym sposobem na to jest moderowanie samemu 4 zespołowej grupy (śmiech). Nie ma szans, aby to wszystko ogarnąć. Albo z drugiej strony robisz to i wychodzisz ze szkolenia z walizką, jadąc od razu na co najmniej tygodniowy urlop. Mówiąc o urlopie i odpoczynku, myślę, że to najlepszy moment aby podziękować Ci za rozmowę. Mam nadzieję, że do zobaczenia na spotkaniu HRowo Desingowym i oczywiście na obiecanej superwizji.

O: Dzięki wielkie. Do zobaczenia!

Alicja Bartkiewicz